Esta es una traducción al español de nuestros Terms of Engagement. En caso de diferencia entre la versión en español y la versión en inglés, prevalecerá la versión en inglés.
Estos Términos de contratación ("Términos") establecen cómo Metarithmika Inc. ("Metarithmika", "nosotros") presta servicios de contabilidad, registros contables, nómina y apoyo administrativo a usted ("usted", "el cliente"). Se aplican junto con su plan de servicio o carta de contratación firmados. Si ambos documentos se contradicen, prevalece su plan de servicio o carta de contratación.
1. Nuestros servicios
Prestamos los servicios descritos en su plan de servicio, que pueden incluir registros contables, conciliaciones de cuentas, informes financieros, procesamiento de nómina, declaraciones de GST/HST y otras declaraciones ante el gobierno, presupuestos y proyecciones, apoyo de CFO fraccional y apoyo administrativo.
Metarithmika no es una firma de contadores públicos. No realizamos auditorías, revisiones ni otros trabajos de aseguramiento, y no emitimos informes de auditoría ni de revisión. Cuando su organización necesite uno, trabajamos con el contador público o auditor que usted elija.
El trabajo fuera de su plan de servicio —por ejemplo, la puesta al día de la contabilidad atrasada, proyectos especiales o una planificación fiscal detallada— se cotiza por separado y solo se realiza con su aprobación por escrito.
2. Sus responsabilidades
Para que podamos hacer bien nuestro trabajo, usted se compromete a:
- proporcionar información, documentos y explicaciones completos, exactos y oportunos, e informarnos sin demora de cualquier cambio que pueda afectar su expediente;
- revisar los informes y las declaraciones que preparamos, y aprobar las declaraciones antes de que las presentemos en su nombre;
- conservar sus registros comerciales originales durante el plazo que exige la ley (por lo general, seis años a partir del final del último año fiscal al que se refieren, según las reglas de la CRA).
Usted sigue siendo responsable de los estados financieros de su organización, de sus controles internos y de la exactitud de la información de sus declaraciones y remesas, y sigue siendo legalmente responsable ante la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA) y otros organismos gubernamentales por sus declaraciones y pagos.
3. Autorizaciones
Cuando su plan de servicio lo requiera, usted nos autorizará como su representante ante la CRA y otros organismos (por ejemplo, mediante "Represent a Client") y nos dará acceso a sus plataformas de contabilidad, nómina y banca. Usted puede revocar estas autorizaciones en cualquier momento; hacerlo puede limitar los servicios que podemos prestarle.
4. Comunicación e informes de avance
Le mantenemos informado sobre el avance de su expediente y esperamos, a cambio, una comunicación oportuna de su parte. Nos comunicamos por correo electrónico, teléfono, videollamada y portales seguros para clientes.
5. Confidencialidad
Tratamos como confidencial toda la información que usted comparte con nosotros. No la divulgamos a nadie sin su consentimiento, excepto a los proveedores de servicios y subcontratistas que nos ayudan a prestar sus servicios (quienes están obligados a mantener la confidencialidad), o cuando la ley lo exige.
6. Privacidad
Tratamos la información personal de acuerdo con nuestra Política de privacidad y la legislación canadiense de privacidad aplicable, incluida la Ley sobre la Protección de la Información Personal y los Documentos Electrónicos (PIPEDA).
7. Comunicaciones electrónicas y servicios en la nube
Usamos herramientas seguras en la nube (por ejemplo, software de contabilidad, nómina, gestión de recibos, intercambio de archivos y programación de citas) para prestar nuestros servicios. Algunos de estos proveedores pueden almacenar información fuera de Canadá, donde puede estar sujeta a las leyes de ese país. Aplicamos medidas de seguridad razonables, pero ninguna comunicación ni almacenamiento electrónico es completamente seguro, y usted acepta este riesgo cuando elige comunicarse con nosotros por medios electrónicos.
8. Honorarios
Los honorarios por los servicios recurrentes se establecen en su plan de servicio. El trabajo fuera del plan se factura según nuestras tarifas por hora o según una cotización fija acordada por escrito antes de comenzar el trabajo. Los estimados no son vinculantes a menos que se confirmen por escrito. Se agrega el GST/HST a todos los honorarios. Le daremos un aviso por escrito con al menos 30 días de anticipación antes de cambiar los honorarios de su plan o nuestras tarifas por hora.
9. Facturación y pago
Facturamos mensualmente. Las facturas deben pagarse dentro de los 15 días siguientes a la fecha de la factura. Los montos vencidos generan intereses a una tasa del 1.5% mensual, compuesta mensualmente, lo que equivale a un 19.56% anual, como lo exige la Ley federal de Intereses (Interest Act). Si una cuenta sigue sin pagarse después de haberle enviado un aviso por escrito, podemos suspender los servicios hasta que la cuenta se ponga al día. Los costos de terceros en que incurramos en su nombre con su aprobación (por ejemplo, suscripciones de software o tarifas gubernamentales) se facturan al costo.
10. Subcontratistas
Podemos contratar a subcontratistas calificados para ayudar a prestar sus servicios. Están sujetos a las mismas obligaciones de confidencialidad, y seguimos siendo responsables ante usted por su trabajo.
11. Propiedad de los registros y del trabajo
Sus registros comerciales, sus datos financieros y los informes, estados y declaraciones que preparamos para usted le pertenecen. Nuestras propias plantillas, listas de verificación, herramientas, procesos y conocimientos especializados siguen siendo propiedad de Metarithmika. Cuando termine la relación de servicio, le devolveremos sus registros originales y le daremos acceso a sus datos, independientemente de cualquier saldo pendiente. El trabajo terminado que aún no se haya pagado se entregará una vez pagadas las facturas correspondientes.
12. Plazos y retrasos
Trabajamos según los plazos acordados con usted. No somos responsables de retrasos ni sanciones causados por información tardía, incompleta o inexacta proporcionada por usted o por terceros, ni por hechos fuera de nuestro control razonable (por ejemplo, fallas en los sistemas del gobierno).
13. Limitación de responsabilidad
Corregimos sin costo adicional los errores directamente atribuibles a nuestro trabajo, como se describe en nuestra Garantía al cliente. En la medida en que la ley lo permita, nuestra responsabilidad total por cualquier reclamación relacionada con nuestros servicios se limita a los honorarios que usted pagó por el servicio afectado en los 12 meses anteriores a la reclamación. No somos responsables de pérdidas indirectas o consecuentes, ni de sanciones, intereses o pérdidas derivados de información que usted proporcionó de forma tardía, incompleta o inexacta, o de decisiones que usted tomó en contra de nuestra recomendación.
14. Requerimientos legales
Si debemos responder a una citación, una orden judicial u otro proceso legal relacionado con su expediente, usted se compromete a pagar nuestro tiempo y costos razonables, salvo que el procedimiento sea contra Metarithmika.
15. Conservación de registros
Conservamos copias de trabajo de los expedientes de los clientes durante seis años después del final del año de servicio al que se refieren y luego las destruimos de forma segura, a menos que la ley exija un plazo mayor o que usted nos pida por escrito devolvérselas antes.
16. Duración y terminación
Nuestros planes de servicio mensuales no tienen contrato a largo plazo. Cualquiera de las partes puede terminar la relación de servicio mediante un aviso por escrito entregado al menos 10 días antes del siguiente ciclo de facturación. Los servicios ya terminados o en curso se facturan. Los planes pagados por adelantado de forma anual con descuento se rigen por los términos de esa oferta. Podemos terminar la relación de inmediato si usted nos pide actuar de forma ilegal o poco ética.
17. No contratación de personal
Durante la relación de servicio y durante los 12 meses posteriores a su terminación, usted se compromete a no contratar, directa ni indirectamente, sin nuestro consentimiento por escrito, a ningún empleado o subcontratista de Metarithmika que haya trabajado en su expediente. Esto no le impide contratar a una persona que responda a una oferta de empleo general que usted publique al público.
18. Ley aplicable y controversias
Estos Términos se rigen por las leyes de la provincia de Ontario y las leyes federales de Canadá aplicables en Ontario. Primero intentaremos resolver cualquier desacuerdo mediante una conversación de buena fe. Si no se puede resolver, lo decidirán los tribunales de Ontario con sede en Ottawa.
19. Cambios a estos Términos
Podemos actualizar estos Términos para reflejar cambios en nuestros servicios o en la ley. Avisaremos a los clientes por correo electrónico con al menos 30 días de anticipación sobre cualquier cambio importante. Seguir usando nuestros servicios después de esa fecha significa que usted acepta los Términos actualizados.
20. Contacto
Metarithmika — 2148 Carling Ave., Unit 2, Suite 1020, Ottawa, ON K2A 1H1 — info@metarithmika.ca — 613-706-9580